基礎知識

データ入力比較ドットコム > 基礎知識

そもそも、データ入力ってなに?

データ入力サービスでは、溜まった名刺や名簿などをデジタルデータに変化することです。
データ化することで、今まで名刺や名簿の山で埋まっていたスペースを有効活用できるようになるのはもちろん、特定の条件に該当するデータのみを引き出すことが出来たりするため、管理の面のみでなくデータを運用する上でもとても便利になります。

しかし、データ化を行なう場合、それらの情報を手作業で打ち込まなくてはならず、数人の名簿をデータ化するだけならまだしも、数百名、数千名の情報をデータ化するとなれば、膨大な人手や時間が必要となってくるのです。

どんなときに使うと便利?

データ入力代行サービスはA4サイズの紙一枚分の情報をデータ化するなど、極めて小規模な案件よりも、数年溜め込んだ名刺の山や整理しきれなくなった名簿ファイルなどのデータ化やアンケートや応募ハガキの大量のデータを集計する際に特に効力を発揮します。

上記のように、データ化したいが時間の問題で手が回せない方々に特にオススメです。
また、一般的にデータ入力と聞くと名簿などの情報の整理をイメージする人が多いかもしれませんが、アンケートや応募ハガキの集計作業も請け負っている業者は多く存在します。

データ入力サービスをご利用いただくことは、単に面倒な作業を委託するということだけでなく、自分でデータ化した際に発生する入力ミスなどのリスクを避けることもできるのです。

代行業者を使うメリットって?

先ほどもお話したとおり、自社でデータ入力を行なう場合、膨大な時間や人手が必要になるため、大量の情報をデータ化する際、多くの場合はデータ入力業者を利用するのが一般的です。
データ入力業者を利用するメリットとしては、「コストの削減」「作業の効率化」「ミスの防止」が上げられます。

■コスト削減
データ入力を行なう際、自社で行なってしまったほうがコストの削減になると考える方が多いですが、多くの場合は人件費や所要時間が考慮されていません。 データ入力代行業者に委託することで、費用は発生しますが、自社で行なった際の社員の拘束時間などを考慮すれば、それほど高いものではないかと思います。

■作業の効率化
委託の大きなメリットとして、自社で入力作業を行なうよりはるかに早くデータ化することができます。
代行業者はいわばデータ化のプロフェッショナルですので、業務スピードは素人の入力作業の費ではありません。

■ミスの防止
名刺や名簿などをデータ化する際に最も避けたいのが、誤字脱字などのミスですよね。
データ入力業者に委託することで、データ入力のプロが作業を行なうため、このようなイージーミスは最大限に抑えることが出来るでしょう。

安心できるセキュリティ

お客様より頂く機密データの厳重管理や社員の徹底的な教育などはもちろんですが、データ入力を業者では比較的人件費の安い業者と共同で作業を行なうことで、入力代行の低価格化を実現している業者も少なくありません。

このような場合、社員は教育されていても、委託先の入力者にまで教育ができているのか判断できませんよね。

そこで、各業者ではいろいろな対策が取られており、その一つとして行なわれているのが原本の分割化です。

お客様より頂いた名刺や名簿の情報を「苗字と名前」や「県と市町村」などかなり細かく分割化し、元の情報が一切分からない状態でデータ化を行ないます。

この分割化方式により、データ入力を行なっている個人から情報が漏洩するというリスクを避けることが出来ます。

もちろん、分割化したデータは後で完璧に復元されるため、お客様に届くデータに名前と住所が一致しないなどのズレが発生することはありません。

このページの一番上へ